Há despesas que entram em caixa, mas que não trazem documento, ou trazem documento incompleto. Para a contabilidade chamam-se despesas não documentadas. Para a fiscalidade portuguesa são uma das figuras mais penalizadas, com tributação que ultrapassa o valor da própria despesa.
A definição da lei
O Código do IRC, no artigo 23.º-A, classifica como despesas não documentadas aquelas que não estão suportadas em documento ou cujo documento é insuficiente para identificar o beneficiário, a natureza da operação ou o seu valor. Diferem das despesas com documento mas em nome de terceiros, das despesas particulares dos sócios e das despesas confidenciais propriamente ditas.
Quanto custa, em imposto, uma despesa sem documento
Uma despesa não documentada paga:
- Não é aceite como gasto para efeitos de apuramento do lucro tributável. Ou seja, a empresa paga IRC sobre esse valor.
- É objeto de tributação autónoma: 50% do valor, ou 70% para entidades total ou parcialmente isentas de IRC.
Na prática, uma despesa de 1 000 euros sem documento custa à empresa, em IRC e tributação autónoma, perto de 700 euros adicionais. Numa empresa com vários casos por ano, o impacto é considerável.
Os exemplos mais frequentes
A maior parte das despesas não documentadas em PME tem origem em três cenários.
O primeiro é o pagamento em dinheiro a fornecedores, sem fatura, ainda comum em pequenas obras, manutenção e serviços de proximidade.
O segundo é a fatura sem identificação do adquirente, em montantes acima de 1 000 euros, em que o sistema da AT não consegue cruzar a despesa com a empresa.
O terceiro são as despesas de representação mal documentadas, como jantares com clientes em que a fatura é simplificada e em nome do consumidor final.
A diferença entre despesa confidencial e despesa não documentada
A linguagem comum confunde os dois conceitos. Em rigor, a despesa confidencial é aquela em que existe documento, mas o beneficiário não é revelado por opção da empresa. O tratamento é semelhante: tributação autónoma a 50% e não aceitação como gasto. A diferença é que, em determinados casos, há ainda implicações criminais por violação de deveres de identificação.
Como evitar este custo invisível
Três medidas resolvem a generalidade dos casos:
- Política interna de despesas, com regras claras sobre pagamentos em dinheiro, limites e exigência de NIF da empresa em todas as faturas.
- Formação aos colaboradores que viajam ou representam a empresa, para garantir que pedem sempre fatura completa.
- Reconciliação mensal entre extratos bancários e contabilidade, identificando pagamentos sem documento associado antes que o exercício feche.
Em vez de tributar mais, a empresa fica protegida e ainda valoriza a sua imagem fiscal junto da banca e dos investidores.
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