Faturação Eletrónica e ATCUD em 2026: Prazos, Multas e Checklist Para Empresas
A digitalização da relação entre empresas e Estado, em Portugal, tem um nome técnico: faturação eletrónica. Para muitos empresários, traduz-se em algo bem mais concreto: novas obrigações, novos prazos, e a certeza de que faltar com elas custa caro.
Em 2026, o quadro está consolidado em alguns pontos, em transição noutros, e há decisões em cima da mesa que podem alterar o calendário ainda este ano. Este guia explica o estado atual, o que cada empresa tem mesmo de fazer, e que multas estão em jogo.
Faturação eletrónica: o que é (e o que não é)
Há aqui uma confusão recorrente que vale a pena clarificar logo. Fatura eletrónica não é o mesmo que PDF da fatura.
* Fatura PDF (ou imagem): representação visual da fatura. Pode ser enviada por email, impressa, etc. Não é fatura eletrónica para efeitos legais. * Fatura eletrónica: documento estruturado em formato standard (XML, normalmente baseado no formato CIUS-PT), processável por máquina, com integridade e autenticidade garantidas.
A diferença é técnica, mas com efeitos legais relevantes: as obrigações de faturação eletrónica que falaremos a seguir referem-se à fatura estruturada, não ao envio do PDF.
ATCUD: o código único do documento
O ATCUD (Código Único de Documento) é um identificador único atribuído a cada documento fiscalmente relevante (fatura, recibo, guia de remessa, etc.). É composto por:
* Código de validação da série (atribuído pela AT quando se comunica a série). * Número sequencial do documento dentro da série.
O ATCUD aparece impresso e codificado em QR Code no próprio documento. Permite à Autoridade Tributária identificar inequivocamente qualquer documento, e ao cliente verificar a sua autenticidade.
Em 2026, o ATCUD é obrigatório em todas as faturas e documentos equivalentes emitidos por contribuintes que utilizem programa de faturação certificado.
QR Code na fatura
Diretamente ligado ao ATCUD, o QR Code está obrigatório em todos os documentos emitidos por programa de faturação certificado. O QR contém informação resumida do documento (NIF, valores, ATCUD, hash) e permite leitura imediata pelo cliente, que assim pode confirmar a fatura nas suas Finanças.
Não cumprir esta obrigação configura infração punível com coima.
Faturação eletrónica B2G (com o Estado)
Aqui há regra clara e em vigor há vários anos: todas as faturas emitidas a entidades públicas (Estado, autarquias, institutos públicos, etc.) têm de ser faturas eletrónicas estruturadas (formato CIUS-PT ou compatível).
Isto aplica-se a:
* Grandes empresas (em pleno cumprimento desde 2021). * PME (em pleno cumprimento desde 2022). * Microempresas (em cumprimento gradual, com prazos sucessivamente prorrogados, finalmente em pleno em 2025/2026 dependendo do calendário definitivo).
Resultado prático: se trabalha com setor público, já tem de emitir fatura eletrónica estruturada, e tem de o fazer através de plataformas certificadas que comuniquem ao eSPap (Plataforma Eletrónica de Compras Públicas) ou equivalente.
Faturação eletrónica B2B (entre empresas)
Aqui está a evolução mais relevante para a generalidade das empresas. A faturação eletrónica B2B (entre empresas privadas) não é ainda obrigatória de forma geral em Portugal, mas:
* Está a caminhar para sê-lo, alinhada com a diretiva europeia VIDA (VAT in the Digital Age) e o e-invoicing intracomunitário. * O Reino e a UE estão a definir um quadro comum que vai impor obrigatoriedade em horizonte próximo (2027/2028 são datas frequentemente discutidas). * Em 2026, muitas grandes empresas já exigem faturação eletrónica estruturada aos seus fornecedores, mesmo sem obrigação legal direta.
Para PME que prestam serviços a grandes grupos económicos, a antecipação à obrigação legal já é prática corrente.
Faturação B2C (com consumidores finais)
Para consumidores finais (B2C), a obrigação não é de fatura eletrónica estruturada, mas mantêm-se as obrigações de:
* Emissão por software certificado. * Comunicação à AT dentro dos prazos legais. * ATCUD e QR Code. * NIF do cliente sempre que solicitado, com efeito nas deduções dos consumidores no IRS.
SAF-T da Faturação e SAF-T da Contabilidade
Outra peça do puzzle: o SAF-T (Standard Audit File for Tax).
SAF-T da Faturação
Já está em pleno funcionamento. As empresas comunicam mensalmente à AT o ficheiro SAF-T com todos os documentos de venda emitidos. O envio é, em regra, automático no software certificado.
SAF-T da Contabilidade
Esta é a peça que continua adiada. Originalmente prevista para entrada em vigor no início de 2024, depois 2025, foi novamente adiada. Em 2026, o calendário definitivo ainda está a ser definido, com expectativa generalizada de entrada em vigor para os exercícios de 2027 ou 2028.
Quando entrar em vigor, exigirá:
* Comunicação anual do SAF-T da Contabilidade integrado e estruturado. * Substituição da IES atualmente vigente (em parte ou totalmente).
A preparação técnica para esta obrigação deve começar já. Empresas que ainda usam software contabilístico antigo ou não normalizado vão sofrer mais com a transição.
Prazos críticos a marcar no calendário
| Obrigação | Prazo |
|---|---|
| Comunicação de séries documentais à AT | Antes do início de utilização |
| Comunicação SAF-T da Faturação à AT | Até dia 5 do mês seguinte (regra geral) |
| Emissão de fatura | Até ao 5.º dia útil seguinte ao da prestação |
| Comunicação de e-fatura ao cliente B2G | Imediata (via plataforma) |
| Pagamento de IVA mensal | Até dia 20 do 2.º mês seguinte (regra geral) |
| Pagamento de IVA trimestral | Até dia 20 do 2.º mês seguinte ao trimestre |
| IES anual | Até 15 de julho do ano seguinte |
| Modelo 22 anual | Até 31 de maio do ano seguinte |
Multas por incumprimento
As coimas em matéria de faturação eletrónica e obrigações conexas variam consoante a infração e a categoria de contribuinte (singular ou coletiva, com diferenças entre PME e grandes empresas). Valores típicos previstos no RGIT (Regime Geral das Infrações Tributárias):
* Falta de emissão ou emissão fora de prazo de fatura: 150 a 3.750 € por documento (singulares); 300 a 7.500 € (coletivas). * Falta de comunicação à AT dentro do prazo: 200 a 3.750 € (singulares); 400 a 7.500 € (coletivas). * Utilização de software de faturação não certificado, quando obrigatório: coimas pesadas, com possibilidade de instauração de processo de contraordenação tributária. * Falta de ATCUD ou QR Code: equiparável a falta de menção obrigatória, com sanções proporcionais. * SAF-T não comunicado ou comunicado fora de prazo: penalizações específicas.
A AT cruza informação automaticamente. Faltas têm sido detetadas e notificadas com cada vez mais rapidez. Em 2026, assumir que "ninguém vai reparar" é estratégia perdedora.
Software certificado: como escolher
Para a esmagadora maioria das empresas com volumes relevantes, é obrigatório usar software de faturação certificado pela AT. Critérios para escolher:
A escolha não deve ser pelo preço mais baixo. Deve ser pela fiabilidade do fornecedor e pela facilidade de integração com o resto da gestão da empresa.
Checklist completa: o que tem de fazer já
Para empresas em geral, antes do final de 2026:
* [ ] Confirmar que o software de faturação está certificado e atualizado. * [ ] Verificar que todas as séries documentais em uso foram comunicadas à AT. * [ ] Garantir que todos os documentos emitidos têm ATCUD e QR Code. * [ ] Confirmar comunicação automática mensal do SAF-T da Faturação. * [ ] Se trabalha com setor público: confirmar emissão em formato estruturado (CIUS-PT) e integração com plataformas certificadas. * [ ] Se grandes clientes B2B começarem a exigir: ter pronta a capacidade de emitir e receber faturas eletrónicas estruturadas. * [ ] Avaliar maturidade do software de contabilidade face à entrada em vigor do SAF-T da Contabilidade. * [ ] Formar equipa interna sobre obrigatoriedade de NIF do cliente quando solicitado. * [ ] Documentar procedimento interno de emissão e arquivo de faturas (5 anos é o mínimo geral; 10 anos é prudente). * [ ] Definir responsável interno pela conformidade fiscal-faturação.
Os 5 erros mais frequentes que detetamos
Conclusão
A faturação eletrónica em Portugal não é um futuro distante, é um presente em consolidação. Em 2026, as obrigações B2G estão em pleno, as B2B avançam por iniciativa de mercado, e o SAF-T da Contabilidade aproxima-se da entrada em vigor.
A boa notícia: a maioria do que está em jogo já é processado automaticamente pelo software certificado. A má notícia: software desatualizado, séries não comunicadas e processos manuais ainda existem em muitas empresas, e essas empresas estão a um passo de uma coima ou de uma inspeção desconfortável.
Tratar disto agora, com método, custa menos do que reagir a uma notificação da AT.
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