1. O que são ajudas de custo?
As ajudas de custo são uma compensação financeira paga pela entidade empregadora para cobrir, total ou parcialmente, as despesas que os trabalhadores suportam durante deslocações ao serviço da empresa. Estas deslocações têm carácter pontual e não fazem parte da rotina habitual do profissional.
Podem contemplar três tipos de despesas: transporte (viatura própria, combustível, portagens, transportes públicos), alimentação (refeições durante a deslocação) e alojamento (estadias em estabelecimentos hoteleiros).
Viatura própria, km, portagens, combustível
Refeições durante a deslocação
Estadias em hotel ou equivalente
2. Legislação aplicável
Em Portugal, as ajudas de custo são reguladas essencialmente para o setor público. O setor privado não tem legislação específica obrigatória, mas usa os valores da função pública como referência para efeitos de isenção fiscal.
Regime principal das ajudas de custo para trabalhadores da função pública. Base de referência para o setor privado.
Atualizou e reforçou as regras do regime anterior, incluindo ajustamentos nos valores.
Fixa os valores das ajudas de custo e quilómetros para a administração pública.
Define as regras de sujeição a IRS das ajudas de custo - valores acima dos limites legais são tributados como rendimento de trabalho.
Regula a dedutibilidade fiscal das ajudas de custo para efeitos de IRC nas empresas.
Mantém os valores de referência de 2025. O regime de ajudas de custo é ainda aplicável às fundações de direito público e estabelecimentos públicos. Não foram publicadas novas tabelas para 2026.
3. Valores isentos em 2026
Os valores abaixo são os limites diários de isenção de IRS e Segurança Social. Qualquer pagamento acima destes montantes é tributado sobre a diferença.
Deslocações em território nacional
Deslocações para o estrangeiro
4. Subsídio de alimentação em 2026
O subsídio de alimentação tem limites de isenção distintos consoante a forma de pagamento:
5. Quilómetros em viatura própria
Quando o colaborador utiliza o seu próprio veículo ao serviço da empresa, a compensação por quilómetro percorrido já inclui combustível, portagens e estacionamento - não devendo estas despesas ser pagas à parte.
6. Regras de elegibilidade e distâncias mínimas
Nem todas as deslocações são elegíveis. A lei define distâncias mínimas a partir do domicílio necessário do trabalhador - que é a sede ou o estabelecimento da empresa onde exerce funções, e não a residência pessoal.
Deslocações diárias
Deslocações por dias sucessivos
Alojamento excepcional: quando o trabalhador não tem transportes públicos para regressar a casa até às 22h, as despesas de alojamento são incluídas nas ajudas de custo.
7. Como são calculadas as ajudas de custo
O valor diário divide-se em três componentes, cada uma com a sua percentagem:
Ex: 25% de €65,89 = €16,47
Ex: 25% de €65,89 = €16,47
Ex: 50% de €65,89 = €32,95
Nas deslocações por dias sucessivos, é possível receber 100% do valor diário. Nas deslocações diárias, apenas as refeições efetivamente realizadas são abonadas - se o trabalhador só fez almoço, recebe 25% do diário.
8. IRS e Segurança Social: o que fica isento?
As ajudas de custo estão isentas de IRS e de contribuições para a Segurança Social desde que não ultrapassem os limites legais definidos para a função pública. Se o valor pago for superior, a diferença é tributada como rendimento de trabalho dependente.
É importante garantir que o recibo de vencimento do colaborador identifica claramente a parte não sujeita a IRS, e que a declaração anual emitida pela entidade patronal reflete corretamente esses valores.
9. Documentação obrigatória
Para efeitos de aceitabilidade fiscal, a empresa não precisa de faturas de refeições ou alojamento para justificar as ajudas de custo. Basta o mapa de itinerário, que deve conter:
- Local de origem e destino da deslocação
- Datas e tempo de permanência
- Objetivo e motivo da deslocação
- Em caso de viatura própria: identificação do veículo, proprietário e quilómetros percorridos
- Assinatura do colaborador e autorização da chefia
10. Impacto no IRC para as empresas
As ajudas de custo não são, por regra, dedutíveis para efeitos fiscais em IRC quando não faturadas a clientes. No entanto, se devidamente documentadas com mapa de itinerário, são aceites como custo fiscal.
Aceite como custo fiscal, sem tributação autónoma
11. Erros mais comuns a evitar
São rubricas diferentes: as ajudas de custo são compensação por deslocação; o reembolso é devolução de uma despesa específica com fatura.
Sem documentação, os valores são tratados como salário e ficam sujeitos a IRS e Segurança Social - e a empresa paga tributação autónoma.
Se o pagamento deixar de estar ligado a deslocações reais e ganhar padrão de remuneração mensal fixa, a AT pode requalificá-lo como salário.
O domicílio necessário é a sede ou o local de trabalho habitual, não a residência do colaborador.
Os subsídios de férias e de Natal não incluem o valor das ajudas de custo no seu cálculo.
Fontes: Decreto-Lei n.º 106/98 · Portaria n.º 1553-D/2008 · CIRS art.º 2.º · CIRC art.º 23.º-A · OE 2026 · Ordem dos Contabilistas Certificados · Autoridade Tributária. A informação deste artigo tem caráter informativo e não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal especializado.
