Toda a empresa portuguesa com contabilidade organizada produz, todos os meses, um ficheiro chamado SAF-T (PT). Para quem trabalha com a contabilidade externalizada, este ficheiro passa despercebido. Para a Autoridade Tributária, é o raio X do seu negócio. Saber o que contém, quando se entrega e o que pode correr mal evita coimas e questões inesperadas em inspeções.
O que é o SAF-T (PT)
SAF-T significa Standard Audit File for Tax. É um ficheiro XML normalizado em que ficam registadas as faturas emitidas, os documentos de transporte, os recibos e, no fim do exercício, também a contabilidade. A Portaria 302/2016, com as alterações posteriores, define a estrutura. Em Portugal há duas versões na prática diária:
- SAF-T da faturação, gerado pelo programa certificado de faturação e enviado mensalmente.
- SAF-T da contabilidade, gerado pelo software de contabilidade e exigido em inspeções, no encerramento de contas e, em breve, no preenchimento da IES.
Prazos de envio
A comunicação dos elementos das faturas à AT é mensal e tem de ser feita até ao dia 5 do mês seguinte. A entrega tem três caminhos possíveis:
- Envio por webservice diretamente pelo programa certificado.
- Carregamento do ficheiro SAF-T no Portal das Finanças.
- Inserção manual fatura a fatura (apenas viável para volumes muito baixos).
Falhar o prazo gera coima ao abrigo do RGIT, com valores que começam nos 200 euros e podem ultrapassar os 10 000 euros por declaração em falta, conforme a dimensão da empresa.
Erros comuns que custam dinheiro
Na prática, a maior parte das inconsistências detetadas em inspeção tem origem em três pontos.
O primeiro é a falta de comunicação de séries documentais antes da emissão, o que invalida as faturas seguintes. Cada série tem de ter um ATCUD válido, comunicado previamente.
O segundo é o envio de SAF-T com totais que não coincidem com a declaração periódica de IVA. Quando a AT cruza os dois ficheiros, qualquer diferença gera divergência e pedido de esclarecimentos.
O terceiro é a utilização de programas não certificados ou mal configurados, que omitem campos obrigatórios como o NIF do adquirente em vendas acima de 1 000 euros.
Como blindar a sua empresa
Para evitar dores de cabeça, garanta que o seu programa de faturação está atualizado para a versão mais recente do esquema SAF-T, que comunica séries antes de começar a faturar com elas, e que faz, todos os meses, uma reconciliação simples entre o total faturado, o IVA liquidado e o valor declarado.
Se ainda usa folhas de cálculo para controlar a faturação, é tempo de mudar. A simples obrigação de comunicação eletrónica torna esse modelo inviável.
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