A escolha entre regime simplificado e contabilidade organizada parece técnica, mas é uma das decisões financeiras mais determinantes na vida de uma empresa ou de um trabalhador independente. Em alguns casos, mudar de regime poupa mais imposto do que qualquer outra estratégia fiscal.
O que distingue os dois regimes
No regime simplificado, o rendimento tributável é calculado com base em coeficientes aplicados ao volume de faturação, independentemente dos custos reais da atividade. Não há contabilidade organizada e a generalidade dos documentos de despesa fica fora do apuramento.
Na contabilidade organizada, o resultado fiscal é o lucro real: receitas menos despesas elegíveis, com declarações específicas, dossier fiscal e intervenção obrigatória de contabilista certificado.
Quando é obrigatória a contabilidade organizada
A contabilidade organizada é obrigatória nestas situações:
- Sociedades comerciais (Lda., S.A., Unipessoais), por imposição legal.
- Empresários em nome individual com volume de negócios superior a 200 000 euros.
- Quem opte voluntariamente pelo regime, independentemente do volume de negócios.
A opção é vinculativa por três anos.
Como decidir, na prática
Para um trabalhador independente, a regra prática é olhar para a relação entre custos reais e coeficiente do simplificado. Os coeficientes variam:
- 0,75 para serviços profissionais previstos no artigo 151.º do CIRS.
- 0,35 para outras prestações de serviços e atividades não previstas em listagem específica.
- 0,15 para vendas de mercadorias e serviços de alojamento, restauração e bebidas.
Se um arquiteto fatura 80 000 euros e aplica o coeficiente de 0,75, o rendimento tributável é de 60 000 euros, mesmo que tenha tido 30 000 euros de custos reais. Se passar a contabilidade organizada, paga IRS sobre 50 000 euros (80 000 menos 30 000). A diferença pode chegar a vários milhares de euros.
Por outro lado, se os custos reais forem inferiores ao que resulta da aplicação do coeficiente, o simplificado é mais vantajoso. E é mais leve em termos administrativos.
E nas sociedades?
Nas sociedades, a contabilidade é sempre organizada. A questão muda de forma: passa a ser escolher entre regime geral e regime simplificado de IRC, este último disponível apenas para empresas com volume de negócios até 200 000 euros e total de balanço até 500 000 euros, entre outros requisitos. Aqui também a análise depende da estrutura de custos reais.
Não há resposta universal
A escolha do regime fiscal deve assentar em três variáveis: faturação prevista, custos reais e tempo disponível para gerir obrigações declarativas. Um contabilista certificado faz a simulação dos dois cenários antes do início do ano fiscal e ajuda a optar.
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