O dossier fiscal é o arquivo onde a empresa concentra todos os documentos que sustentam as declarações fiscais do exercício. Apesar de obrigatório, é uma das peças mais negligenciadas na contabilidade das PME. E é, ao mesmo tempo, o primeiro pedido da Autoridade Tributária quando inicia uma inspeção.
O que é e onde está previsto
O dossier fiscal está previsto no artigo 130.º do Código do IRC. A Portaria 92-A/2011, e portarias subsequentes, define o conteúdo mínimo obrigatório. Aplica-se a todas as empresas com contabilidade organizada.
O dossier deve estar organizado até à data de entrega da declaração Modelo 22 do exercício, ou seja, até final do mês de maio do ano seguinte, na regra geral. Tem de ser conservado pela empresa durante dez anos e pode ser pedido pela AT em qualquer momento dentro desse período.
O que tem de incluir
O conteúdo mínimo do dossier inclui:
- Mapa de modelo oficial com a relação dos clientes e fornecedores com fluxos superiores a determinado valor anual.
- Mapa de provisões, perdas por imparidade e ajustamentos.
- Mapa de mais-valias e menos-valias fiscais.
- Mapa de depreciações e amortizações do exercício.
- Mapa de gastos com pessoal, incluindo ajudas de custo e compensações por deslocação.
- Documentação dos benefícios fiscais usados no exercício (RFAI, SIFIDE, DLRR e outros).
- Documentação dos preços de transferência, para empresas obrigadas.
- Atas de aprovação de contas e documentos de suporte às operações com partes relacionadas.
A lista exata varia consoante o setor de atividade, a dimensão da empresa e as operações realizadas no exercício.
Quando é pedido
A AT pode pedir o dossier:
- Em inspeções tributárias programadas.
- Em pedidos de esclarecimento isolados, normalmente associados a divergências detetadas no cruzamento de declarações.
- Em pedidos de reembolso de IVA, sobretudo de valores elevados.
O prazo de resposta varia, mas é frequentemente curto: entre dez e quinze dias úteis. Empresas que não tenham o dossier organizado em tempo real raramente conseguem responder bem nesse prazo.
Coimas pela falta ou inexatidão
A falta de dossier fiscal, ou a sua organização deficiente, é punida ao abrigo do RGIT. Os valores podem ir de algumas centenas a milhares de euros por exercício em incumprimento.
Mais grave do que a coima é a perda de defesa em sede de inspeção: sem dossier organizado, qualquer correção feita pela AT é difícil de contestar.
Como organizar de forma sustentável
A solução não passa por preparar o dossier uma vez por ano, à pressa, mas por integrar a sua construção na rotina contabilística mensal. Cada operação relevante (aquisição de imobilizado, criação de provisão, utilização de benefício fiscal) gera, na altura, o documento de suporte que vai integrar o dossier no fim do ano.
Quando o exercício fecha, o trabalho fica reduzido a consolidar e arquivar. E a inspeção, se vier, é apenas mais um pedido entre tantos.
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